Recopilación: las mejores herramientas online para la productividad

Hoy en día, para casi la totalidad de los trabajadores es imposible imaginarnos nuestra jornada laboral sin ordenadores y smartphones de por medio. Es evidente que la incorporación de las nuevas tecnologías han implicado un ahorro en tiempo y dinero para las empresas y particulares, aunque también han obligado a los usuarios a luchar contra nuevas “tentaciones” que perjudican a la productividad y los han forzado a organizarse de nuevas formas.

En la entrada del blog de evelb de hoy os traemos una serie de aplicaciones y utilidades para maximizar el rendimiento personal o del equipo de trabajo, que van desde reducir las distracciones hasta la organización de tareas.

Organización del tiempo

• TimeTune: Esta app para dispositivos Android está destinada a la gestión de rutinas personales. Gracias a ella puedes calcular el porcentaje de tiempo a lo largo del día que le dedicas a cada tarea y organizar tu jornada.
• Hours: Este software además de funcionar en ordenador, tiene una versión gratuita para iPhone. Su funcionamiento se centra en un “timeline” donde volcar tareas a lo largo del día. Además, se pueden configurar avisos y al finalizar cada actividad contabiliza el tiempo que se le ha dedicado.
• Para favorecer la planificación semanal de tareas existen herramientas como The Weekr, que permite priorizar las tareas y organizarlas por proyectos. Un plus: además de ser gratuito, no requiere registro; ya que los datos se almacenan en el navegador.

Trabajo en equipo

• Algunas de las herramientas más conocidas para la organización de trabajo dentro de un grupo son Slack o Asana. La primera se centra en la comunicación entre usuarios; permitiendo compartir documentos a través de sus chats o la sincronización a través de las redes sociales. Mientras que la segunda está más orientada al registro de tareas y a la planificación mediante cronogramas.
• Otra herramienta destinada a mejorar la productividad en la empresa es Notion. Su premisa es la creación de espacios de trabajo en los que modificar bases de datos y documentos de forma colaborativa, al más puro estilo Google Docs. De igual modo, también permite editar listas de tareas y flujos de trabajo.
• Ahora que Google anunciaba que su herramienta Hangouts iba a desaparecer, otras buenas opciones para realizar videoconferencias son WebEx, que permite contratar planes en función del número de usuarios o los clásicos como Skype o el citado Slack.
• En determinadas profesiones, los proyectos se inician con lluvias de ideas o “brainstormings”. Para sustituir a las reuniones físicas existe software como Mindjet, que funciona para crear mapas mentales como punto de partida de proyectos colaborativos.

Trucos para los que pasan muchas horas en internet:

• One Tab: Es habitual que a medida que navegamos por la red, las pestañas se acumulen en el navegador. Además de resultar un caos para la organización, el consumo de memoria se multiplica. Gracias a esta extensión podrás convertirlas en una lista.
• Para aquellos que pasan mucho tiempo leyendo directamente desde la pantalla está Just Read. Esta extensión de Chrome transforma los textos de las webs para eliminarles formato, publicidad y demás elementos de distracción.

Pequeñas aplicaciones que ahorran mucho tiempo

• Atajos de teclado en Gmail: esta funcionalidad se puede activar buscando la opción “habilitar combinaciones de teclas” en el apartado de configuración. Otro “truco” que además de mejorar nuestra productividad puede ahorrarnos más de un disgusto es la opción de deshacer envío. Desde el menú de configuración podremos establecer el tiempo que queremos que esté disponible la cancelación.
• ¿Cansado de esperar la respuesta a un email? No podemos obligar a tu destinatario a contestarte, pero al menos gracias a Mailtrack puedes saber si lo ha leído, cuántas veces y cuándo.

Gestión de recursos materiales y humanos

Y no podíamos dejar pasar la oportunidad de “barrer para casa” y añadir a este pequeño recopilatorio de herramientas para la productividad en la empresa nuestro software Tántice. Gracias a sus diferentes funcionalidades se puede utilizar para llevar un registro de material de la empresa, para llevar un control de desplazamientos o retrasos de empleados o para conocer cuánto tiempo se ha dedicado a cada tarea para justificar la facturación a un cliente determinado.